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          探秘口腔界醫學盛會CDS | 400+項學術日程如何高效管理?

          2019/9/12 來源:原創 關鍵詞:CDS口腔展 學術會解決方案 注冊管理 征文管理 日程管理 簽到管理


          作為全國最大的口腔醫學學術盛宴,中華口腔醫學會全國年會一直以來都受到了業內的熱切關注——8月31日,中華口腔醫學會第21次全國口腔醫學學術會議暨2019中國國際口腔設備器材博覽會(CDS))在上海國家會展中心落下帷幕。


          31會議作為獨家數字會務支持,為本次【以國際學術會議標準】進行策劃管理的學術大會提供了包括注冊管理系統、征文提交與評審管理、日程管理、簽到管理、發票管理、評價與學分管理等在內的學術大會解決方案,提升了會議管理的國際化水平,為與會代表呈現了更為便捷、高效的參會體驗。



          由于本次學術大會規格高、服務標準高,涉及內容較多,于是我們決定分為幾期,分別介紹數字化下的學術大會注冊系統、征文系統、日程管理的實現,今天,我們將主要介紹大會日程管理,在開始之前,我們想先分享一下本次大會長達一人高的日程。


          • 大會日程平鋪足有160cm,約等于一個成年女性身高

          • CDS大會日程管理需求

          CDS日程需求

          ? 會中獨立課程多,需要付費購買

          ? 300+個大會日程,增減頻率高

          ? 日程分級細致,需與學分項關聯

          ? 需要給參加完課程的參會人提供學分證書


          31會議解決方案


          No.1 嘉賓可在注冊報名環節購買獨立課程

          當下不少票務系統只支持劃分票種權限,但對于大型學術會而言,海量獨立學術日程需要嵌入于大會報名下,也就是說當嘉賓完成入場報名后,可以自行選擇想要參加的付費課程,以獲得學分。



          31會議將課程日程與注冊報名相連接,以【購物車】的購票形式,嘉賓可獨立添加想要購買的付費課程,與入場門票一起購買。



          當嘉賓所選多項日程出現沖突,系統也會自動提示。嘉賓報名信息二維碼相關聯,當嘉賓完報名后,可到個人中心-“我的電子票”查找自己的二維碼電子票用于大會、展會及專業學術會的入場簽到。


          No.2 數字化日程編排,日程沖突系統自查

          由于本次CDS現場設有26個分會場,3天共計400+場大會日程,在日程編排上面臨很大壓力,經常會出現會場重復、時間沖突等問題,31會議日程管理系統在日程編排環節很好的解決了這一問題。


          • 圖片為示意圖


          當會務組的日程安排出現沖突(同一時間在同一會場安排兩場演講、不同嘉賓分配了同一個內容講題、同一時間安排某位嘉賓進行兩場演講)時系統會自動提示并彈出紅色叉子表示沖突,而當嘉賓在30分鐘內在兩個不同的會場均有演講任務時(嘉賓趕場時間緊張),系統會彈出橘色警告標識,橘色警告標識是可以選擇忽略的(存在會場距離較近情況),而紅色的沖突標識必須需要主辦方重新調整日程后再上傳。有效避免了錯誤沖突的日程安排,也為主辦方修改日程時節省了不少時間。


          No.3 日程與簽到情況綁定,關聯學分

          由于在本次中華口腔醫學會第21次全國口腔醫學學術會議中,參會嘉賓通過參與不同學術日程可以獲得學分,主辦方希望將日程與學分關聯。


          31會議不僅將嘉賓所選的日程與學分綁定,還引入了簽到時間監控,將三方進行關聯——嘉賓進入對應會場進行簽入,出場記錄簽出,通過計算嘉賓在會場停留時間,核定嘉賓是否可以獲得學分:超過70%即可記錄為‘已完成聽課時長’,要想獲得學分在完成聽課時長后,還需完成問卷。

          • 問卷入口及答題界面

          No.4 系統計算填寫相關學分,并生成證書


          當嘉賓完成上述流程后,系統可自動計算抓取參會嘉賓身份及學分信息,自動生成電子學分證書,學員可自助下載,方便快捷。


          下期我們將介紹中華口腔醫學會第21次全國口腔醫學學術會議暨2019中國國際口腔設備器材博覽會(CDS)中涉及的數字化注冊報名系統,敬請期待!~可以關注我們公號避免錯過精彩內容哦~


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